Kỹ năng đặt câu hỏi - Kỹ năng giao tiếp

Chú ý: Đây chỉ là bản nháp, đang trong quá trình hoàn thiện, nếu có gì không phải mong Quý vị bỏ qua. Bài này sưu tầm internet


-------






Đặt câu hỏi là 1 trong 25 kỹ năng giúp bạn giao tiếp thông minh. Trong quá trình giao tiếp không tránh khỏi những câu hỏi ngớ ngẩn, những sai lầm khiến cho cuộc đối thoại đi theo hướng khác. Đây là một điều các bạn thật sự cần nên tránh.


Có bao giờ bạn cảm thấy rằng khi giao tiếp với người khác bạn không hiểu được họ, đó là do hai bên có sự ngăn cách về lập trường và thường chỉ nói về vấn đề của riêng mình. Và kỹ năng đặt câu hỏi chính là cách để chúng ta thấu hiểu và đưa câu chuyện về một hướng.


1. Mục đích, vai trò, phân loại câu hỏi


Tại sao đặt câu hỏi cần có mục đích? Khi chúng ta có được mục đích của câu hỏi thì chúng ta mới xác định được vấn đề (What) và xác định được nguyên nhân là Tại sao (Why), thu thập được những thông tin cần thiết là Ở đâu (Where) khi nào (When) và đối tượng là ai (Who) và cuối cùng nó sẽ giúp chúng ta tìm ra phương pháp giải quyết vần đề (How). Vậy việc đặt câu hỏi có vai trò như thế nào?


Thứ nhất nó khiến khởi động được suy nghĩ của những người tham gia.


Thứ hai khuyến khích sự tham gia của đối tác.


Thứ ba là dẫn dắt được tư duy và cuộc đối thoại.


Thứ tư là tìm kiếm được sự đồng cảm của người tham gia.


Thứ năm tạo được môi trường thân thiện trong giao tiếp.





Đặt câu hỏi là 1 trong 25 kỹ năng giúp bạn giao tiếp thông minh


Rất nhiều người sợ việc đặt câu hỏi:


Thứ nhất, sợ đối tác nghĩ mình không biết.


Thứ hai, khi mình hỏi liệu đối tác có trả lời được cho mình hay không


Thứ ba, do thói quen và tâm lý sợ nói trước đám đông


Nhưng nếu bạn đặt được câu hỏi đúng bạn sẽ nhận được rất nhiều ích lợi như:


Tập trung được suy nghĩ của người khác.


Tạo được quan điểm chung.


Xây dựng và củng cố được mối quan hệ tốt.


Xoa dịu được những mâu thuẫn trong các cuộc tranh luận.


Thể hiện sự chân thành, quan tâm đến người khác.


Thể hiện sự thu hút cả tập thể.


Truyền tải được sự tinh tế và nhạy bén của bạn.


Khơi dậy những suy nghĩ và nhận được tư vấn của người khác.


Phân loại câu hỏi gồm có:


- Theo cách đặt câu hỏi thì có câu hỏi mở và câu hỏi đóng. Câu hỏi đóng là câu hỏi giúp người khác nắm được nội dung theo hướng của bạn. Và câu trả lời thường là có hoặc không hoặc là chọn trong các phương án a,b,c… bạn đưa ra. Câu hỏi đóng giúp chúng ta giải quyết vấn đề nhanh chóng trong khi có rất ít thời gian. Câu hỏi mở là câu hỏi thường dùng cho việc bắt đầu một chủ đề mới, giúp cho cả người nghe và người nói cùng tư duy. Câu hỏi này thường được dùng khi chúng ta cần biết quan điểm hay ý kiến của đối tác về vấn đề.


- Theo cách trả lời thì có câu hỏi trực tiếp và gián tiếp.


- Theo định hướng thì có câu hỏi định hướng và câu hỏi chiến lược.


Câu hỏi định hướng là câu hỏi khi chúng ta cần thông tin gì thì đặt ngay vấn đề vào thông tin đó giúp cho đối tác tư duy rõ ràng và hiểu vấn đề hơn.


2. Những sai lầm khi đặt câu hỏi


Tất nhiên trong quá trình giao tiếp không tránh khỏi những câu hỏi ngớ ngẩn, những sai lầm khiến cho cuộc đối thoại đi theo hướng khác. Đây là một điều các bạn thật sự cần nên tránh. Sau đây là những sai lầm thường gặp nhất.


- Thuyết trình thay vì đặt câu hỏi: Thay vì hỏi bạn lại đi sâu vào vấn đề như chính bạn trả lời luôn câu hỏi cho chính bạn.


- Hỏi để hạ phẩm giá của người: Đó là trường hợp bạn biết chắc câu hỏi đó làm người đ1o không thể trả lời được do khác chuyên môn hoặc câu hỏi quá tế nhị ảnh hưởng đến cuộc sống hay danh dự của họ.


- Hỏi để khai thác thông tin, yếu điểm của đối thủ, từ đó áp đặt xoáy sâu vào những thông tin bất lợi đó. Điều này sẽ rất gây mất thiện cảm đối với người được hỏi.


- Không tập trung lắng nghe câu trả lời vì bạn nghĩ chắc rằng bạn đã biết, điều này giống như bạn đang khinh thường đối tác vậy.


- Hỏi những câu hỏi không phù hợp với đối tượng, không phù hợp với không gian, thời gian.


3. Kỹ năng đặt câu hỏi hiệu quả


Việc rèn luyện kỹ năng mềm, kỹ năng đặt câu hỏi trong giao tiếp là không khó, tuy nghiên đặt câu hỏi như thế nào cho hiệu quả là một vấn đề khác. Và luôn luôn trong đầu bạn nên chú ý ta đang hỏi cái gì? Ta nên hỏi cái gì.


Hãy lấy những câu hỏi bắt buộc phải hỏi làm trọng tâm, sau đó là những câu cần hỏi, nếu còn thời gian mới đến các câu nên hỏi, chú ý các câu nên hỏi là những câu mang tính chất tìm hiểu thêm. Các câu hỏi nên xoay quanh các từ khóa như: Nếu, Ai, Tại sao, Cái gì, Khi nào, Cách nào…Hãy tập liên tục đặt câu hỏi, trong trường hợp bạn hết câu hỏi thì đưa ra câu “Còn cách nào tốt hơn không?”.


Hãy bắt đầu từ việc không định kiến trước câu hỏi, và dùng những câu hỏi áp đặt như Tôi muốn, Tôi thấy rằng…mà hãy dùng những từ có mức độ nhẹ như Theo ý kiến tôi thì, theo cảm nhận tôi thì… Bản thân bạn cũng phải tập thói quen kiên trì lắng nghe. Vì khi người khác trả lời câu hỏi họ cũng xem xét thái độ người nghe với câu trả lời của họ như thế nào.


Hãy tập hỏi những câu hỏi ngắn gọn, cụ thể vào vấn đề, tốt nhất mỗi một vấn đề là một câu hỏi. Tập cho mình tư duy làm chủ để dẫn dắt vấn đề trong các cuộc đối thoại. Một điều quan trọng nữa là bạn đừng ngắt lời của người nói, hãy tập thái độ tôn trọng người nói như chính bạn đang nói vậy.


----------





Chú ý: Đây chỉ là bản nháp, đang trong quá trình hoàn thiện, nếu có gì không phải mong Quý vị bỏ qua. Bài này sưu tầm internet

Tôi, Nhật Bản tháng 4-2015

Ghi chú: Đây là bản nháp(nếu có gì không phải xin mọi người lượng thứ bỏ qua cho).

Có lẽ câu nói "Cái nhìn đầu tiên bao giờ cũng ấn tượng nhất". nay nó đã được kiểm chứng khi tôi có được một chuyến đi Nhật tháng 4 năm 2015.

Đáp máy bay lúc 8:30 sáng( giờ Nhật) xuống sân bay quốc tế Nhật(Narita),
Tôi đã nhủ rằng, thế là giờ là lúc mình có cơ hội trải nghiệm và thỏa lòng  với những gì xưa kia chỉ nghe qua chuyện kể về đất nước con người Nhật.

Cái làm tôi thấy lạ lẫm và suy tư khi vừa bước xuống sân bay là nhà vệ sinh, vì nó cũng là cái tôi tìm đầu tiên khi sau một chuyến bay suốt 6 giờ.

Nhà vệ sinh chẳng gọi là sang trọng lắm nhưng có cái cần trên đó có nhiều nút bấm mà nói cho cùng tôi cũng chẳng hiểu chữ ghi trên đó là gì ngoài ký hiệu màu sắc và hình vẽ.
Tôi dần đoán ra đó chính là biểu tượng music, biểu tượng play, và biểu tượng stop...
tôi đã từng nghe các đồng nghiệp từng du học, công tác tại Nhật nói rằng nhà vệ sinh bên đó hay lắm nó tạo ra âm thanh cho người đi vệ sinh khỏi "mắc cỡ". Thiệt tình mà nói tôi cũng chỉ ngạc nhiên khi nghe kể chuyện này. Nhưng mang cái tò mò này và được giải tỏa khi chính mắt mình thấy điều đó.

Rồi ngày 1 ở Nhật cũng trôi qua, ngày hai trôi qua có lẽ cái tôi tiếp xúc nhiều nhất chính là nhà vệ sinh.
Cảm giác chật chội và nhiều thứ khiến tôi liếc nhìn và như đứa trẻ lên ba tò mò khám phá. Tôi thấy đâu đâu cũng chỉ nhãn hiệu TOTO, và tôi cứ nghĩ chắc là nơi sang trọng sài cái này, ai dè khi đi vào quán nhậu theo tôi cũng bình dân thôi, nhưng lại cũng là TOTO, và rồi tôi để ý thì đúng là chỉ có TOTO nơi này nhỉ.

Cái thứ 2 tôi cũng suy ngẫm là thang máy
Tôi thấy lạ là sao thang máy nhỏ mà có sức chứa tới 20 người, tôi cũng mang cái thắc mắc này rồi cố để ý, tìm hiểu để có câu trả lời ở ngày thứ 2 của chuyến công tác. Họ đứng xác vào nhau, chằng chịch và im lặng.
Họ lạ lắm, không liếc nhìn ai, không trò chuyện trong thang máy to và đứng rất khép mình để nhường cho người khác vào. Thì ra là vậy vì vậy mà cái thang máy nhỏ xíu chứa tới 20 người và khi khép cửa lại lao vút với tốc độ cực nhanh, lúc này tôi mới thấy cảm giác là mình đang rơi vào trạng thái không trọng lượng.
Êm ái, nhẹ nhàng và sáng bóng khiến tôi có nhìn xem nó là ai làm ra, và tôi nhận thấy cái chữ HITACHI, MITSUBISHI được đóng âm bản trong thang máy. Thế là cái từ nội địa lại hình thành trong đầu.
Chạy 60 km từ sân bay về tới Tokyo bằng Limousine bus, và nghe qua từ bus tôi cũng chẳng ấn tượng gì vì bus nào cũng như nhau thôi mà. Rồi trưởng đoàn đã mua vé Limousine bus để chúng tôi rời sân bay.
Khi bước vài chục bước từ trong nhà chờ ra trạm xe, có lẽ lúc này thì cái cảm nhận ban đầu đã khác. Ba người đàn ông ở 3 mức tuổi khác nhau mặc đồ màu sắc giống (ĐỆ NHẤT PHAN KHANG của VN) đeo găng tay trông sạch sẽ đứng sắp hàng ngang thẳng ngay ngắn cúi thấp chào xe tới, cái động tác này diễn ra nhanh lắm, nhanh tới mức mà tôi chỉ tranh thủ mới thấy được. Khi xe mở cửa họ quay vội sang hành khác bấm vé lên hành lý và xếp gọn vào thùng xe trong tích tắc, chúng tôi vội lên xe và tìm cho mình một chổ ngồi để tranh thủ nhìn xem cái động tác gì sẽ diễn ra tiếp theo với ba con người kia. Và rồi tôi cũng thấy cái động tác như ban đầu lặp lại là họ xếp ngay hàng cúi chào xe khi xe bắt đầu lăn bánh.
Như vậy đó, liệu cái xe bus của nơi nào trên thế giới được như vậy không? Câu hỏi này có lẽ mãi mãi tôi không ra từ có ở VN.
Còn có lẽ tôi không cần phải kể lễ chi tiết cái xe màu gì và phụ kiện gì nhỉ, vì đất nước này họ đâu có tiếc xài những đồ mà không mang lại sự an toàn cho con người.

Tiếp theo tôi xin kể diễn biến tâm trạng tôi suốt 60 km từ sân bay về khách sạn Metz kogoma Tokyo.
Mệt mỏi sau 6 giờ bay và nhiều giờ chờ làm thủ tục ở VN khiến tôi muốn thiếp đi lắm trên quảng đường di chuyển, nhưng tôi cố cắn vào đầu lưỡi để tỉnh táo hơn chứng kiến cái gọi là Nhật Bản đang diễn ra trước mắt chứ không phải tranh thiêu hay gấm dệt.
Xe tôi và các xe khác lao vun vút về phía trước với tốc độ nhanh, hai bên đường là cảnh núi rồi đồi rồi lại ruộng. Đâu đó cũng tìm gặp những thứ thân quen ở Việt Nam như cột điện, con mương nhỏ hai bên đường hay các thửa ruộng đang chờ gieo cấy. Lúc này tôi nghĩ thì ra NB cũng có các thửa ruộng nhỏ, có các bờ ruộng đất chứ đâu phải khủng khiếp như cái ta hình dung trong dầu nhỉ.
 Ta cứ nghĩ và đang suy nghĩ, xe cứ chạy tôi không hình dung là bao lâu nữa xe sẽ dừng cho chúng tôi xuống như vậy sẽ tốt hơn để tôi trải nghiệm một cách chậm rãi, rồi tôi bắt gặp một xe bán tải nhỏ (giống xe chở vật liệu xây dựng suzuki ở VN) đứng lặng im trên bờ ruộng đất, lúc này thì tôi mới cảm nhận rằng cái khác là đây, vì ở VN tôi chỉ thấy máy cày, xe dập, nông dân đội nón lá chứ làm gì thấy otô thế này.

Xe luồn qua không biết bao nhiêu cây cầu, nhiều tới mức mà tôi buộc phải nhìn nó khi băng qua, tôi nhìn thấy những cao ốc to đính từng chùm từng chùm với nước sơn chống gỉ kiên có. Tôi cũng chẳng suy nghĩ gì hơn ngoài một ý tự nhủ rằng chất lượng tốt rồi mau chóng dõi mắt về những cảnh vật khác.
Rồi cũng tới khúc tôi được trưởng đoàn nói lên là có vài cây sakura hai bên đường. Lúc này tôi mới nhìn ra và uh nhỉ sakura, nó là vậy sao, và sao nó xấu quá vậy cứ nghĩ trong dầu thôi, và cũng được giải đáp khi đi thăm đền thờ cũng có sakura nhưng họ giải thích là hết mùa rồi.

Chắc giờ thì cũng đã 45 phút trôi qua, giờ là xe bắt đầu vào gần Tokyo, chạy lên trên những cây cầu vượt, tôi không ấn tượng lắm và thậm chí tôi còn cho rằng già nua và buồn tẻ. Không già nua sao được khi những cây cầu này xây cách đây mấy chục năm rồi, không buồn tẻ sao được khi đâu có đông đúc kẹt xe như đất nước tôi đang sống đang oằn mình lên để thở những hơi thở đầy bụi bặm.

Hai bên thành cầu không có gì đẹp mắt không có gì đáng để mãn nhãng ngoài hàng rào phủ vết thời gian, cái tôi ấn tượng là nơi chắp vá những hàng rào, nơi các đinh ốc xiết lấy nhau không có chút ghỉ sắt đó là điều tôi ấn tượng nhất về những cây cầu nơi đây.
Xe lượn một vòng quanh cầu vượt rồi tiến về một trạm dừng chân, và tôi được thông báo là đã tới Tokyo, giờ chúng ta sẽ đi taxi về khách sạn.
Hành lý cũng đã lấy ra từ gầm xe khi chúng tôi bước xuống. Xe lại lao vút đi chúng tôi được trưởng đoàn gọi taxi, nhiều đồ lắm vậy mà bác tài nhã nhặn trông găn tay trắng cố gắn xắp xếp gọn gàn hành lý rồi chúng tôi lên xe chạy về khách sạn.
Lần đầu đi Nhật mà tranh thủ xem xét và trải nghiệm nên taxi tôi cũng so sánh hay dỡ, Khi xe vừa tới tôi không mừng vui vì vẻ ngoài xấu quá già nua như những xe thời 1985 mà VN hiện còn ít người sài.
Hai cái gương chiếu hậu được lắp trước mui xe trông thô kệt quá. Vì thô kệch nên tôi chẳng thèm suy nghĩ thêm để đưa mắt nhìn đường phố, xe chạy nhanh, và dừng gấp có những lúc khiến tôi hốt hoảng vì ngã tư mà sao họ chạy nhanh thế. hẻm và ngõ nhưng họ biết chính xác có người hay không nhỉ? Đem tò mò này quyết tìm hiểu và rồi cũng được giả đáp khi ngã giao nhau nào cũng có gương cầu lồi giúp quan sát từ xa.
Hai bên đường hoa khoe sắc trắng, hồng trong rất sành điệu, may thay có dịp dừng đèn đỏ cũng là lúc tôi đưa vội điện thoại để chộp lấy vài tấm để làm tư liệu.
Đúng như tôi từng nghe, taxi nơi đây chạy xe hầu như dựa vào chỉ dẫn của GPS tôi cố nhìn nó để xem tính tiện dụng không?

Bình Dương ngày 11-5-2015

Chú ý: Đây la bản nháp, có gì không đúng mong Quý vị bỏ qua cho